VEDTEKTER FOR SØRNES VEL
§ 1 Navn og formål
1.1. Foreningens navn er Sørnes Vel.
1.2. Sørnes Vel er en frivillig velforening for husstander i Sørnesområdet, med omtrent 850 husstander.
1.3. Foreningens formål er å ivareta medlemmenes interesser, fremme et godt bomiljø og arbeide for felles trivsel og velferd i området.
1.4. Velforeningen representerer medlemmene overfor kommunen og andre offentlige instanser. Foreningen skal ivareta velområdets interesser som et hørings- og samarbeidsorgan og er et talerør utad i saker som vedrører områdets interesser.
1.5. Vellet skal arbeide for et godt forhold til andre foreninger og organisasjoner i distriktet og samarbeide med disse om saker av felles interesse.
§ 2 Velområdets avgrensning
Velforeningen deles inn i 5 soner som vist i kartet:
§ 3 Medlemskap
3.1. Alle som bor eller har eiendom i området, har anledning til å bli medlemmer.
3.2. Medlemskapet gjelder per husstand. Hver husstand som er representert på medlemsmøte eller årsmøte har én stemme. Det kan stemmes med fullmakt, ref § 5.2.
3.3. Årskontingenten fastsettes av årsmøtet.
3.4 Velforeningen registrerer kontaktinformasjon om medlemmer, slik som adresse, e-post og mobil, og dette benyttes kun for å informere om foreningens aktiviteter.
3.5 Medlemmer er forpliktet til å betale den kontingent som årsmøtet til enhver tid har fastsatt. Utmelding skal skje skriftlig. Et medlem som ikke har betalt kontingenten på to år slettes fra medlemsregisteret.
§ 4 Årsmøte
4.1. Årsmøtet er velforeningens høyeste organ og avholdes innen utgangen av mars hvert år.
4.2. Innkalling til årsmøtet skal skje med 4 ukers varsel og sakspapirene skal sendes alle medlemmene senest 14 dager før møtet med dagsorden, styrets beretning og innkomne forslag.
4.3. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet, må være styret i hende senest 3 uker før årsmøtet.
4.4. Årsmøtet skal behandle følgende saker:
- Godkjenning av innkalling og dagsorden
- Valg av møteleder, to til å undertegne protokollen og tellekorps
- Styrets beretning
- Årsregnskap per 31.12 med uttalelse fra valgt revisor
- Budsjett for kommende år – herunder fastsettelse av kontingent og planer for kommende år/styrets handlingsprogram
- Innkomne forslag
- Valg av
- Leder
- Styremedlemmer
- Varamedlemmer
- Revisor for 1 år
- Valgkomite med fem medlemmer for 1 år
4.5. Et lovlig innkalt årsmøte er beslutningsdyktig uansett antall fremmøtte. Alle vedtak fattes med simpelt flertall, så lenge ikke annet er bestemt. Styrets medlemmer har stemmerett i alle saker unntatt behandling av årsberetning og regnskap. Avstemming skal skje skriftlig når det er mer enn 1 kandidat til et verv eller når en representant på årsmøtet krever det.
4.6. Vedtektsendringer kan vedtas på årsmøtet med 2/3 flertall når minst 10% av medlemmene er til stede eller har gitt fullmakt. Forslag til vedtektsendringer må være sendt skriftlig til styret innen utgangen av desember.
4.7. Ekstraordinært årsmøte skal avholdes dersom styret i fellesskap eller 1/3 av medlemmene krever det. Innkalling skal skje på samme måte som for ordinære årsmøter og innkallingen må angi de saker som ønskes behandlet. Et ekstraordinært årsmøte kan bare behandle saker som er nevnt i innkallingen.
§ 5 Avstemning
§5.1 Digitale avstemminger
5.1.1 Foreningen aksepterer bruk av digitale avstemninger for å muliggjøre deltakelse og beslutningstaking uten fysisk tilstedeværelse.
5.1.2. Digitale avstemninger kan gjennomføres ved bruk av egnede elektroniske plattformer og verktøy, og skal være tilgjengelige for alle medlemmer.
5.1.3. Styret er ansvarlig for å sikre at digitale avstemninger gjennomføres på en sikker og pålitelig måte, og at medlemmene gis tilstrekkelig informasjon og veiledning om bruken av slike avstemninger.
5.1.4. Resultatene fra digitale avstemninger skal dokumenteres og føres inn i foreningens protokoll, på samme måte som ved fysiske møter.
§ 5.2 Avstemming med fullmakter
5.2.1 Medlemmer har rett til å gi fullmakt til et annet medlem for å stemme på deres vegne i årsmøtet eller andre relevante møter.
5.2.2. Fullmakten må være skriftlig og tydelig identifisere både den som gir fullmakten (fullmaktsgiver) og den som mottar fullmakten (fullmektig).
5.2.3 Fullmakten skal tydelig spesifisere hvilke beslutninger eller stemmegivning den fullmektige er autorisert til å utføre på vegne av fullmaktsgiveren.
5.2.4 Fullmakten skal leveres til styret eller den som er ansvarlig for å organisere møtet før møtets start, og vil bli vurdert som en gyldig stemme.
5.2.5 Fullmaktsgiveren kan når som helst trekke tilbake fullmakten skriftlig før stemmegivningen eller møtets avslutning.
5.2.6 Fullmakter skal registreres og dokumenteres av styret, og inkluderes i protokollen fra møtet.
§ 6 Styret
6.1. Foreningen ledes av et styre på 5 medlemmer og 3 varamedlemmer, valgt av årsmøtet. Styret består av:
- Leder
- 4 styremedlemmer
- 3 varamedlemmer
Styret konstituerer seg selv.
6.2. Styret velges fortrinnsvis slik at det representerer alle soner i området.
6.3. Valgperioden er 2 år.
6.4. Årsmøtet velger også en leder, en revisor og en valgkomité på 5 medlemmer (fortrinnsvis en fra hver sone).
§ 7 Styrets arbeid
7.1. Styret er beslutningsdyktig når minst 3 medlemmer er til stede. Avgjørelser tas med simpelt flertall.
7.2. Styrets oppgave er foreta den løpende drift og ledelse av vellet på grunnlag av vellets vedtekter og beslutninger fattet av årsmøtet. Styret kan ikke oppta lån eller inngå avtaler med større økonomisk forpliktelse for vellet uten etter vedtak på årsmøtet.
7.3. Styret kan invitere til medlemsmøte når det foreligger saker som beboere i området bør orienteres om, når styret finner det ønskelig å drøfte en sak for å høre medlemmenes synspunkt eller når kommunen ber om slike møter. Eventuelle avstemminger er veiledende for styret i den videre behandlingen av saken.
§ 8 Medlemskontingent
8.1. Medlemskontingenten settes av årsmøtet for påfølgende år, og skal være betalt for å gi stemmerett på årsmøtet.
§ 9 Protokoll
9.1. Det skal føres protokoll fra alle møter.
§ 10 Oppløsning
10.1.1. Ved oppløsning av foreningen skal midlene tilfalle et veldedig formål for beboerne i området, etter vedtak på årsmøtet.
Vedtektene ble først vedtatt på konstituerende møte 3. juni 1982.
Sist revidert på årsmøtet 25.03.2025.